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Y 商务会展公司采购管理优化策略研究
发布时间：2022-08-18 12:00
目录
第 1章 绪论...........................................................1
1.1 选题背景及研究意义 .............................................1
1.1.1 选题背景 ...................................................1
1.1.2 研究意义 ...................................................2
1.2 研究思路与研究方法 .............................................3
1.2.1 研究思路 ...................................................3
1.2.2 研究方法 ...................................................3
1.3 研究目的与总体框架 .............................................4
1.3.1 研究目的 ...................................................4
1.3.2总体框架 ...................................................4
第 2章 理论基础与文献回顾.............................................6
2.1 理论基础........................................................6
2.1.1流程优化 ...................................................6
2.1.2供应商管理 .................................................8
2.2 文献回顾.......................................................11
2.2.1 国外采购管理的研究 ........................................11
2.2.2 国内采购管理的研究 ........................................15
第 3 章 Y 商务会展公司采购管理现状 ....................................17
3.1 Y 商务会展公司概况.............................................17
3.1.1 Y集团 22 年发展历程 .......................................17
3.1.2 公司行业峰会划分 ..........................................17
3.1.3Y 商务会展公司业务模式 .....................................20
3.2 Y 商务会展公司组织构架.........................................21
3.3.1 业务部门组织架构 .......................................... 22
3.3.2 采购部门组织架构 .......................................... 22
3.3 Y 商务会展公司采购流程.........................................23
3.3.1 会议立项流程 ..............................................23
3.3.2 会议常规类物料采购流程 ....................................25
3.3.3 会议定制化物料采购流程 ....................................25
3.4 近三年采购成本分析 ...........................................25
3.4.1三年会议项目采购项目占比 ..................................27
3.4.2三年会议项目采购项目分类 ..................................28
3.4.3 同类型采购项目三年变化趋势分析 ............................ 29
第 4章 Y 商务会展公司采购管理存在的问题 ..............................34
4.1 管理层领导访谈分析 ...........................................34
4.1.1访谈对象 ..................................................34
4.1.2访谈设计 ..................................................36
4.1.3 内容概述 ..................................................38
4.1.4访谈结论 ..................................................40
4.2 主要问题 .....................................................41
4.2.1 采购成本逐年上升 ..........................................41
4.2.2 人员工作积极性差 ..........................................43
4.2.3 采购确认周期偏长 ..........................................44
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4.2.4 定制化物料采购精准度底 ....................................44
4.3 原因分析 .....................................................45
4.3.1 权责划分混乱不清 ..........................................45
4.3.2 业务流程复杂低效 ..........................................46
4.3.2 业务流程复杂低效 ..........................................46
4.3.3 人员业务素质不足 ..........................................49
4.3.4 供应商管理机制缺乏 ........................................50
4.3.4 供应商管理机制缺乏 ........................................50
第 5 章 Y 商务会展公司采购管理优化策略 ................................53
5.1 优化组织结构...................................................53
5.1.1 采购功能部门的组织结构 ....................................53
5.1.2 明确采购人员的分工职责 ....................................53
5.1.3 采购人员人才梯队搭建 ......................................54
5.2改进采购工作流程...............................................55
5.2.1去除酒店采购流程中的非增值活动 ............................55
5.2.2去除会务采购流程中的非增值活动 ............................56
5.2.3 优化采购流程后的前后对比 ..................................57
5.3 提升业务素质...................................................60
5.3.1 建设与培训采购团队 ........................................60
5.3.2增加项目采购绩效考核 ......................................62
5.3.3 培训业务部门采购基础知识 ..................................64
5.3.3 培训业务部门采购基础知识 ..................................64
5.4强化供应商管理.................................................64
5.4.1 建立战略合作的供应商关系 ..................................65
5.4.2 确定供应商选择评价标准体系 ................................66
5.4.3 设立供应商激励机制 ........................................67
5.4.3 设立供应商激励机制 ........................................67
第 6章 结论与展望....................................................68
6.1 研究结论.......................................................68
6.2 不足之处.......................................................69
6.3 展望...........................................................69
6.3 展望...........................................................69
参考文献.............................................................70
附 录...............................................................73
附 录...............................................................73
致 谢...............................................................74
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71194407074 王雯婧 Y 商务会展公司采购管理优化策略研究
第1章 绪论
1.1 选题背景及研究意义
1.1.1选题背景
采购管理，从字面意思上理解就是对于采购工作的管理。而在如今企业中，采购理跟随企业战略发展的脚步，已经成为企业管理系统中一个至关重要的分项管理系统，通常情况下，因为对于采购管理的重视程度，对于采购事项的重要性，企业会使用高管来担任企业采购管理这项工作。针对采购管的目的，它是为企业正常运营和业务经营提供有力的保障所需，采购管理包含了对于人、活动、物、流程等多项复杂的采购内容，同时也会因为外部环境的变化而发生相应的变化，比如政策、数量、种类、规模等，相应的采购流程及其采购复杂程度也会区别很大。会展通常是会议、展览的统称，也包含一些大型活动等。而商务会展是近 20 年发展起来的一种新型综合性的服务产业，它的核心是指以商务交流为目的, 将商务性质的活动与会展业相结合。在大宗商品的领域，中国在进入 21世纪后，慢慢地成为世界举重若轻的一个国家。从消费量上及价格波动影响力上看，在铁矿石、有色金属、石油等领域，中国已然成为关键的因素。但可惜的是，中国本土企业因为在大宗商品国际贸易中由于缺少信息和平台，所以在贸易交易的过程中经常处于被动的地位，对于价格等因素没有话语权，而不能占据主导权。这样的局面造成，那时的中国的企业非但没有在国际交易中获取到丰厚的利润，反而还要为商品价格浮动或者上涨做最后买单的冤大头。中国期货交易市场要走上国际的舞台，就需要吸引全球大宗商品领域的买家、卖家和投资者一同参与加入，这样才能使中国获得价格主导权。对于中国企业来说，唯一的出入就是要融入到整个全球大宗商品交易的大平台中，置身于价格形成过程中，获取到一手的交易信息，这样才能更积极、主动、及时地应对大宗商品的价格变化及制定有效的策略。总而言之，中国需要有自己的大宗品交易市场平台，这样才能提高中国企业的影响力。1999 年，Y 集团在上述国际大环境下孕育而生 ，起名为易贸资讯。在 1999 年至 2009年的快速发展中，Y 集团已成为国内大宗商品行业服务领域的领军者，专注于提供专业的信息服务、咨询服务、广告营销及会展服务，赋能大宗商品领域，为行业的企业及客户提供专业的整合型服务。
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71194407074 王雯婧 Y 商务会展公司采购管理优化策略研究
Y 商务会展公司从属于Y集团，主要的业务范围是国内外主办行业峰会、专业展览、咨询培训以及商务考察等活动。从 2002 年起，便涉及在金属、浆纸、制品、原油、石化、医药等行业中，为这些行业的细分市场举办会议活动及展览。截至 2012 年，在大宗商品领域，Y 商务会展公司已举办超过一千三百多个会议活动，参与人数超过十四万人次，参与人士涉及产业研究的资深专家、企业高管，同时还有行业内重要企业，旨在建立分享交流、信息共享、营销推广、商务合作的平台，成为在中国乃至亚太地区里最大的商务会议主办机构。然而，随着互联网及 5G 技术的发展，企业获取信息变得更透明和迅速；同时，国内商务会展企业大幅度增多，Y 商务会展公司亚洲地区领先的大宗商品商务活动主办机构的地位开始动摇，面对着各行业细分的竞争对手，Y 商务会展公司进行业务调整，重点专注于化工、医药、互联网通信、汽车、能源、物流、材料领域。将电话客户团队及一些不景气的行业峰会转至烟台分公司，从而降低成本。同时提出：“一会多开”，“ 下沉二线市场”的战略。作为会议的主体成本中，采购成本占据了总成本百分之八十之多，为配合企业战略，会议不得不从一线城市扩展至各大二线城市，同时会议数的增加对采购的要求及难度大大提升，如何能做到行之有效的采购管理，满足项目组需求，提升会议质量，对 Y 商务会展公司长久的利润增长和可持续发展起到了关键的作用。
1.1.2研究意义
采购管理是成本管理中利润的核心因素；是供应链管理中的关键性力量；是企业服务质量的基础保证。通常，采购管理是基于企业的战略目标，满足企业经营需要，获得供应商提供的优质商品和服务的一项管理活动，旨在保证企业物资供应正常的情况，在合适的时期，确保质量的优质的前提下，以合理的价格，从供应商处采购到合适数量的产品或服务的一系列管理活动。目前的行业中，采购管理在制业和零售业运用的较多。本文将采购管理引入会展服务行业，探讨采购管理对于商务会展企业的影响。试图通过采购管理优化从而达成公司战略目标。从实际应用的角度，本文所研究的对象，曾是中国乃至亚洲地区最大的商务会议主办机构，目前， Y 商会会展公司每年在全国各地举办近 120场行业峰会，随着会展企业的逐步增多，Y 商务会展公司在各个行业领域内都遇到了不同大小的同类型企业竞争，发展出现瓶颈，企业管理层为解决困境，提出“一会多开”，“下沉二线市场”的战略。
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71194407074 王雯婧 Y 商务会展公司采购管理优化策略研究
公司的主要成本为会议成本及人员成本，而采购部分费用高达会议总成本的百分之八十，故而如何有效的进行采购管理从而实之有效地提升会议的服务质量、降低会议成本，是提高企业的核心竞争力的基础，这不仅对提升 Y 公司每年的利润增长起着重要作用，也对国内商务会展服务行业的发展具有极其重要的实际意义。
1.2 研究思路与研究方法
1.2.1研究思路
本文的逻辑框架是按照提出 Y 公司采购管理的问题、分析现阶段采购管理所存在问题和如何解决分析的对应问题所呈现的，共分为绪论、理论基础与文献回顾，企业采购管理现状，存在问题，优化策略，结论与展望六个章节。通过对企业日常工作中的观察和总结，以及分析企业 2018 年至 2020 年采购活动中的各项数据指标，结合不同部门管理层的深度访谈调研，归纳总结出 Y 公司在采购管理过程中的问题，利用流程优化理论采购管理理论、供应商管理理论，分析企业目前采购管理存在着人员业务素质不足、权责划分混乱不清、业务流程复杂低效、供应商管理机制缺乏等问题，并提出相应的 Y 公司采购管理的优化策略，分别是：优化采购组织架构、提升人员业务素质、改进采购工作流程、强化供应商管理。面对同质的会展企业的激烈竞争，企业遇到发展瓶颈，如何让 Y 商务会展公司有效的进行采购管理，增强人员的业务素质，强化采购人员的绩效管理，确保采购成本降低，提升采购物料定制化水平，缩减采购周期流程是本文拟定解决的关键性问题。
1.2.2研究方法
本文研究初期，笔者研读了大量的期刊杂志、文献、硕士论文、书籍，整理归纳与本文研究有关采购管理、流程优化、供应商管理、绩效管理的论点与论据，并结合Y公司企业实际情况形成论文的研究理论依据。使用成本对比法，通过Y公司三年的成本数据对比，来分析 2018 年至 2020年Y 公
司成本的总体变化及对应项目成本变化所存在的问题。通过多方调研问卷、电话访谈、微信访谈或面谈等多种方式与公司内部员工进行深入交流，使文章的问题分析更深入，更具体，更具针对性。利用ASME 流程分析法，将 Y 公司采购管理中的酒店采购和会务采购流程进行分析，从而判断各个环节中存在的非增值环节，耽搁环节，从而改善采购流程的效率。
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运用KPI 绩效考核法，对 Y 公司采购人员的采购工作进行KPI 绩效考核，从而替代原来的主观判断。提出问题 分析问题 解决问题理论准备，查阅国内 运用成本对比法、深度 结合 Y 商务会展公外研究文献资料，采 访谈、 ASME 流程分 司的实际情况，对购管理策略研究文献 析，对 Y 会展公司采购 Y 公司采购管理提资料进行分析、总 管理现状进行分析，并 供实质有效解决方结。 指出不足之处。 案。图 1.1 研究方法概述
1.3 研究目的与总体框架
1.3.1研究目的
本文试图通过笔者多年会展行业的采购经验，以 Y 商务会展公司作为研究对象，通过对企业近三年的成本数据分析，结合企业内管理层和执行层人员的访谈调研，找出企业在采购管理过程中的问题，结合采购管理理论、流程优化理论、供应商管理理论，利用深度访谈、成本分析等研究方法，分析问题产生的原因并提出相应的优化策略，优化采购组织架构从而提高人员积极性、提升人员业务素质从而提高人员专业能力、改进采购工作流程从而缩减采购周期、强化供应商管理从而寻找长期合作伙伴儿。从而最大程度地提升企业业绩表现，促使为企业创造更大价值。
1.3.2总体框架
全文的总体框架共由六个章节组成，分别是：绪论、理论基础与文献回顾、Y 商务会展公司采购管理现状、Y 商务会展公司采购管理存在的问题、Y 商务会展公司采购管理优化策略、结论与展望。本文总体框架结构如下图 1.1 所示：
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71194407074 王雯婧 Y 商务会展公司采购管理优化策略研究图 1.2 总体框架
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71194407074 王雯婧 Y 商务会展公司采购管理优化策略研究第2章 理论基础与文献回顾本文主要通过国内外相关文献资料、学术论文、期刊、报纸以及网络文章汇总总结作为理论基础而撰写。2008 年，在《采购管理内涵及相关概念研究述评》中，作者苏金栋总结，从全球角度看，经过 100多年的发展，采购管理的研究随着世界经济的不断地变化，从职能上发生了从文书阶段，到交易阶段，再到战略阶段的三个演变。第一阶段是从 1914 年至 1918年，那时候还没有采购管理的概念，许多的企业仅仅把采购作为了一种文书的活动，采购职能没有主动性，企业老板说什么就是说什么，根据老板的决定做好相应与采购相关的记录工作。第二阶段是从 1940 年至 1990 年，越来越多的企业开始重视采购，并意识到了采购的重要性，采购也从原本的文本记录转变为关注采购自身的交易，采购管理的人员也常常提升至企业的高层。第三阶段则是20世纪 90 年代以后，采购管理的位置逐步上升至企业战略管理的层面，职能上也从战术职能提升至战略职能，简单来说就是从以交易为导向变成了以流程为导向。2008 年，在敬辉蓉，李传昭的《采购管理理论综述》总结了，由于在全球市场环境中的供求关系经常倾向于需求方面。同时，高度发达的电子商务，不仅使采购管理变成一门专业管理技能，也是匹配企业战略发展的的重要路径。2012 年，在刘宝红所写的书中提到，哈克特集团所执行采购管理模式，将采购分为价格、供应、成本、需求管理和整体增值开发五个开发阶段。这意味着采购从“小规模购买”到“大规模购买”的发展变化。
2.1理论基础
2.1.1流程优化
1．采购流程概述
Kaplan1认为，流程应该被认为是集合了一系列相关活动、决定、信息流和物流的总和。Hammer2则认为，流程的核心是为顾客创造价值的组织化活动。Johnson3建议，业务流程是一系列将要求转换为执行的相关活动，在过程中产生价值，可以满足下游客户的1 Robert S Kaplan, David P Norton. Strategy Maps[M]. Harvard Business School Publishing,2004,102.2 Hammer M,Champy J. Reengineering The Corporation: A Manifesto for Business Revolution[M].London: Harper CollinsPublishers, 2001:68.3 Johnson S. Re-engineering The Bank[J].Canadian Banker,1995,102(1):23-27.
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71194407074 王雯婧 Y 商务会展公司采购管理优化策略研究
需求。Shirazi4说公司两种经营流程，第一种是组织运营流程，例如：采购、生产、研发等这些企业基础业务板块。另一种是基础结构流程，通常是为了完成企业内的行政工作，确保企业正常运营，例如一家有制造需求的企业在采购需要的所有材料和零件的整个过程5。购买行为通常需要按照采购过程来实施，包括采购计划的制定、订购和批准的处理三个阶段。完整的采购过程一般都有共同的模式，需要经过以下过程。1 ）接受采购任务，决定采购清单。2）制定相应的采购计划。3）根据采购计划找到供应商。4）与供应商谈判，签署订单；5）运输的采购或管理；6）确认仓库；7）支付购买价格；8）应对余波。
2．流程优化方法
流程优化是从经营科学派生出来的概念，是以过程为中心的改善战略，持续更新，是流程改善的过程。流程优化的开发取决于运行过程的不断地执行和落。Mikhail6认为，流程优化不需要对商业过程进行重组，也不需要对过程进行破坏性变换或变更，而是改善过程中的特定问题和链接。Mariado7提到，大部分企业的业务流程只需要在某些局部上进行优化改良，如果强行追求重组的话，反而会带了巨大的负面效果，形成人力、资源、财务上的浪费，对企业运营造成影响。需要注意的是，流程优化需要从全流程角度来观察，注意各个参与过程的负责人的分工调配，增加过程中附加价值链接的比例。企业在实施流程优化时，一般可以通过实地调研、深度访谈、绘制流程图以及定量 ASME 分析法。观察法和访谈法主要是调查人和物，记录和观察过程中对象的详细说明，获取定性信息，理解发生的问题和问题点。流程图法是基于构造化分析的建模方法，使用图形的手法，视觉地显示企业营过程、各部门的权限和责任划分、部门间的交流和运用。为了明确业务的开始时间和结束
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时间，能够以流程图的方式记录和分析公司的采购流程，可以更适当地找出流程的问题，进一步优化和改善流程。ASME 分析法源自美国，是机械工程师学会建立的一种标准，主要方式是将所有采购相关活动先罗列，分析流程中每一个环节的活动，判断哪些是增值的环节做保留，哪些是非增值的进行适当简化或取消，从而来优化整个采购流程。在实际的操作中，ASME 法是将所有的流程环节绘制成表格，将各个环节所需要的时间和产生的价值已数字的方式量化填写在表格中，在企业实际使用中，ASME 法操作便捷、适用性较强，针对问题焦。事实证明，已有不少国内国外研究学者，利用 ASME 法研究企业业务流程改进问题取得了显著的成果。宋艳秋8、郭凯9、宋萌萌10等人，他们都在关于采购管理和过程优化的研究中使用了这个方法。根据 Y 公司目前对提高采购效率的要求，结合国内外企业的相关工作经验，ASME 规则更为恰当，操作更容易。本文通过ASME 分析方法分析 Y公司的特定过程，找出过程中的问题，从而更准确地提出优化战略。
2.1.2供应商管理
1．供应商管理概述
陈传明的《管理学》11中，认为供应商管理是一个综合性管理，它集合了调查、选择、开发、使用和控制等多个环节。同时，供应商管理有 4 个级别的管理概念。一个是早期的供应商管理概念。之后，供应商供应概念被发展，其次有供应商合作管理概念。现在成为了战略供应商管理理念。而现代管理学中又将其分为竞争模式和双赢模式两种模式。胡学庆12通过《连锁企业采购管理》将供应商管理分成两部分。一个是供应商管理，另一个是供应商评价。供应商管理主要采用一系列先进的管理方法，实现价格管理，确保产品质量，节约物流成本，有效管理损失，最终达到管理采购成本，提高采购效率的目的。从方法的角度，对供应商控制一般有以下三个层面: 一是完全竞争管理，二是合同管理，最后是长期正常交易和战略合作伙伴关系的供应商管理。而要真正的达到对于8 宋艳秋.IC服装公司采购流程优化研究[D].东华大学,20189 郭凯.G公司采购业务流程优化研究[D].中北大学,2018
10 宋萌萌.Y服装公司采购管理优化研究[D.]厦门大学,201711 陈传明.管理学(第五版)[M].北京高等教育出版社,2018:118-119.12 胡学庆.连锁企业采购管理[M].上海立信会计出版社,2004:122-126.
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71194407074 王雯婧 Y 商务会展公司采购管理优化策略研究
供应商的有效的管理控制，就必须在满足供应商需求的同时，也尽可能的平衡企业的需求。而供应商评价一般有四个维度:一、看供应商是否合规，供应商必须遵守企业的规章制度;二、是供应商的服务意识，特别是当产品卖出去后发生的后期服务意识;三、看供应商提供给客户的产品或服务质量，特别是需要具备不断创新和优化的意识;四、看供应商企业本身的管理制度，需要供应商企业自身拥有良好运作的企业准则。梁军,王刚在《采购管理》13中，谈到在今天的企业竞争中，企业间的竞争开始变成供应链之间的竞争。企业的供应链是否好将决定企业的竞争力，因此，企业需要有长期
合作稳定的，同时又能提供优质产品和服务的供应商。高品质的供应链不仅为公司的生产和运营提供可靠的材料供应，也有助于公司的成长。在这篇文章中，供应商管理的目的在于以下5 个方面。一、获得符合企业基本要求的产品或服务。二、可以以最低价格获得产品或服务。三、供应商在最好的服务同时，及时交货，四、供应商建立和维护关系，五、开发企业需要的潜在供应商。
2．供应商评价方法
为了更好地管理和使用供应商，我们需要对供应商进行评价。一方面，有了以往使用过的供应商的评价，可以让企业内部在下一次使用时了解供应商的配合情况，并快速决定用哪一家。另一方面，供应商也需要持续的进步和革新。供应商评估可以给供应商提供奖励。让供应商对本公司的服务质量有个清晰的评估，并可以及时优化。关于供应商评价方法，段绪在《中外企业家》14中提到，企业应该定期对供应商进行评价，主要评价内容可以包括供应商供应的稳定性、产品质量、报价的合理性、主要支付方法、售后服务等。同时，为了确认产品质量符合要求，需要供应商提供的产品所需的化学或物理测试。具体的评价形式主要是使用现场调查、电话审查、抽样检查等，经过综合评价，总结到供应商评价表中。阎玉秀等通过调查问卷和采访，使用“统计产品与服务解决方案”软件分析调查结果，最终取得了包括 7 个第一级别指标在内的 25 个可执行供应商评价指标。13 梁军,王刚采购管理(第三版)[M].北京:电子工业出版社,2015:123-124.14 段绪.采购成本控制视角下的供应商管理-以生产制造企业为例[J].中外企业家,2018,(24):27-29.
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71194407074 王雯婧 Y 商务会展公司采购管理优化策略研究由于各公司的焦点不同，对于产品质量、缩短交货期、缩短交货时间等主要指标和主要问题，需要设定特定的分数，设定较高的分数。最后，供应商的评价结果会被报告。及时反馈给供应商，就问题原因与供应商协商，采取相应措施及时改善。
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