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论小微企业行政管理制度体系的问题及对策—以D公司为例

发布时间:2019-11-25 10:35
行政管理部门是企业的经营安全部门。它是各部门领导和同事之间的纽带。它的职能范围关系到整个企业的各个部门,关系到企业的正常运作和员工的管理。它在外部形象建设中起着重要的作用。随着我国经济的发展和人民收入水平的提高,国家鼓励自主创业的政策中也出现了大量的中小企业和微型企业,企业是否有比较完善的行政管理体系,决定了企业能否正常开展日常工作,从而影响企业能否在行业和相关产业的激烈竞争中生存。
因此,本文通过对D公司行政管理系统的研究、应用理论和实践方法的研究,根据行政管理系统的具体内容和实际工作中行政管理系统的实施情况,分析了行政管理系统在实际工作中的实施情况,并针对企业中存在的固定资产管理混乱、车辆运输费用高、没有明确的档案管理方法、不必要的行政费用过高等问题,提出了相应的解决办法,即通过二维代码对统计后的固定资产进行管理,并将公交拍卖部分改为租车部分,对企业的管理系统进行了优化,根据对员工出行日期和支出后文件的统一存储等,为我国各种规模的现代企业优化其行政管理体系提供了相关的思路。
 
  一、绪论
  (一)选题背景
企业行政管理部门作为现代企业的运行保障部门,在整个企业中起着协调作用。其工作范围涉及到整个企业的各个部门,对企业的正常经营、员工管理、内外部形象建设等都起着重要作用。
在企业的正常运作中,必须有举行各种规模的会议来传达工作要求、进行工作总结报告、员工出差、接待领导或合作伙伴等情况。 建立与企业经营模式相适应的行政管理体制,决定了企业能否有序地处理经营活动中可能涉及的行政相关工作。
(2)选题的目的和意义。
随着中国经济的发展,提高国民收入水平和国家政策鼓励创业,中小企业的数量,小型和微型企业发展迅速,竞争压力以及行业之间不断增长的相关行业,电子商务的迅猛发展也实体发生经济危机的操作。刚开始,中小企业发展的积极阶段,小微企业需要参考的大型企业管理系统的研究,以优化自身管理体制,解决企业运营的后顾之忧,同行业,相关行业之间的竞争生存。
为了使企业保持良好的经营状态,降低管理成本,减少不必要部分的支出,企业的科学管理尤其重要的是利用费用的差额投资于企业经营的其他方面,从而在一定程度上提高企业的生存能力和竞争力。
本文旨在分析 d 公司行政管理体制中存在的一些不足,并根据实际工作中行政管理体制的实施情况,提出相应的解决方案,以期对现代各种规模的企业优化自身的行政管理体制有所借鉴或提供相关思路。
典型的大型企业可以从中小企业发展,在当前的激烈竞争中仍然保持一定的竞争优势,行政工作的顺利进展必须为其市场经营提供后勤支持。本论文的目的是研究和分析大型企业行政管理体制的利弊,提出相应的切实可行的解决方案,提取和总结实际的管理运作,优化行政管理体制。它不仅为公司内部运营成本的降低提供了坚实的基础、各部门的稳定高效的日常运营以及公司资产的良好管理,还为中小企业与微型企业在企业之间的交流研究中的发展提供了参考和参考。
(C)的研究方法和结构的纸张的
本文采用理论联系实际的方法。一方面,通过查阅相关理论知识的研究成果,对其进行提炼,并对应用理论术语进行简要说明,涉及到本文将要探讨的行政体制优化的相关内容。其次,同时邀请企业管理部门的工作人员进行一次小规模的面试。针对我国行政管理体制的现状和体制的优化,提出了一些看法。结合实习期间的个人经历,笔者总结了自己的经验。通过对企业管理制度的条款和企业实际运作的具体分析,提出了企业管理体制中仍存在行政管理问题的阶段。最后,针对企业存在的问题,在对企业管理人员进行访谈的基础上,提出了相应的解决方案。
第二,相关理论基础和研究概述
  (一)理论依据
本文的理论基础是行政管理理论、全面预算控制理论和定额管理理论。
  1.行政管理理论
在马克思韦伯的行政管理理论中,根据其“理想的行政组织体系”的特点,主要有以下几点可供借鉴:
(一)任何机构或者组织应当有明确的目标。
(二)为了实现组织的目标,必须进行分工。
  2.企业全面预算
企业总体预算是以实现企业业务发展为目标,实现企业战略规划的内部控制和管理活动。
  3.企业定额管理
企业规范管理是指企业的人力,财力和物力,开展了配额合理安排和使用的财务管理办法。
(二)中国企业管理研究综述
企业管理部门作为现代企业的业务支撑部门,在整个企业中起着协调作用,其工作范围涉及到整个企业的各个部门。 同时,作为企业的后勤服务部门,行政部门的工作人员必须及时发现工作环境、物资、设备的不足,与其他工作人员保持良好的沟通,确保行政工作的顺利开展,为企业提供良好的后勤保障。
对于仍然存在的缺陷和中国企业的行政管理的弊端,通过对分析中国的企业管理中的状况自己的分析和调查结果,等工作了一大批学者,共同探讨企业管理问题和相应的解决措施。齐常(2014)通过影响因素分析企业管理中的作用的内容,提供给企业作为企业管理的中心,经济效益要坚持,建立企业管理制度健全,杜绝随意决策,的科学化,制度化管理的发展,走可持续发展之路; Dengji文(2010)指出,中国的企业管理问题是复制了党和政府的管理模式,还有一种“游击式”企业管理,没有明确的行政管理体制,主观上会直接影响领导决策制作,或政权的存在,但情况并不符合系统工作,但缺乏责任是明确规定的工作程序,此外,企业管理员不熟悉其他部门的工作内容,从实际行为,公司对系统做的不是行政系统,所以选择合适的企业行政管理,建立企业管理制度;对于小微企业,何鲁(2016)认为,小型和微型企业,由于家族企业的性质,没有完善的管理制度,同时,在管理的“人治”情况的存在是不是更重要“法治”,因此,提高企业管理水平和员工认识到管理的重要性是非常必要的企业战略目标的核心,建立相应的管理制度,在小微企业的管理系统发挥作用;刘晶晶(2015)提出的企业需要制定合理的政策和措施,以改善管理的现状;邹伟(2016)认为,在目前的管理模式企业管理,缺乏科学的管理体系,全面问题,提出解决这些问题,制定了完善的管理制度,需要建立科学的管理模式。通过研究以上的学者,我们可以看到一个完整的管理制度和管理体系的重要性。
三,d公司现有的行政制度分析
(一)现行行政管理体制内容分析
1. 固定资产管理系统
  (1)制度方面
在本公司现行的行政管理制度中,没有涉及固定资产管理的相关内容。本公司在固定资产管理系统规格上有相当大的损失,不记录实际管理中固定资产数量的变化,对于固定资产的每种情况,不进行系统的管理。
(2)实际管理
2016年下半年,为弥补固定资产管理的空白,建立较为完善的固定资产管理制度,企业开展了固定资产清查工作。固定资产的实际管理情况总结如下:
1没有以前的固定资产存货表。 在开始盘存前,企业直至上一个盘存期内实际拥有的固定资产不详。 因此,在正式盘点开始之前,有必要通过职能部门、项目整合部、酒店负责人、相应管辖权的部门负责人对固定资产进行重新盘点。 由于行政部门在固定资产管理制度上的缺陷和工作不完善,无疑增加了各部门在行政方面的工作量,从而看出该企业对于固定资产没有比较明确的管理制度,行政部门在固定资产盘点后没有归档信息,反映了其档案管理的缺失。
财务部提供的固定资产采购记录不够清楚。通过财务系统导出的固定资产申请记录表明,某些同类产品没有其他标识进行区分,人工筛选不能确认申请信息所属的固定资产。由于重复信息,某些固定资产请购记录不能直接导出,因此需要在财务系统中查找和筛选,然后手工录入信息。
  ③属于固定资产的物品上没有标识。若要方便管理固定资产,应在属于固定资产的物品上粘贴有关资产编码、所属单位、负责人等信息的标签,以备盘点之时能更清晰地判断出固定资产处于报废、损坏、正常使用等何种状态,为行政部门对固定资产的补充、修理等工作做好准备。
④部门与项目之间无固定资产转移记录。在清查中发现,在部分固定资产的实际使用中,由于新项目开工、人员大量调动、办公区域结构变化等原因,所属单位固定资产会随着办公地点的转移而发生变化,人员变动或办公环境装修变动,但未作记录,导致在财务部门提供的采购申请记录中发现,有些固定资产应属于a项,但在a项中找不到,因为事实上,固定资产已转入B项使用。
  2.车辆管理制度
  (1)制度方面
现行制度规定,地区总经理、地区副总经理、地区总经理助理和项目第一负责人可配备专车,行政部门根据工作性质配备5辆主要用于会议接待和其他有关事项的公交车,项目开发部配备1-2辆公交车。
如果部门有公共汽车,当他或她离开现场或该省的短暂出差时,员工应使用公共汽车。如果员工离开本城市的公司,但不使用该总线,他或她可以在出差当天使用交通工具的发票(出租车或公共汽车发票)。根据各部门、项目人员等级和编号,企业管理部门划分运输补贴包定额,员工可以按定额进行报销。
在使用交通补贴包的每个项目/部门,并在第二次选举使用公车,选择使用交通部门补贴包,按照相关标准报销补贴的封装,未经允许借用公交车,选择继续使用公交车,公交车需要借钱来填补“卒保车的应用程序,”区域/项目管理员创建使用占基础上补贴包的量,按2元/公里,扣除的数额表车辆总线使用部门交通补贴包。
(2)实际管理
区域总裁,区域副总裁,区域总裁助理,第一人负责私人汽车项目。 公司正在逐步实施车辆改革,实际上只有一个私家车区域总裁和第一负责人。
在公交方面,行政部班车大部分时间用于会议接待工作,负责机场接送参会领导,接送员工往返会场及公司,公司在市内有重大活动时(如校园招聘会)也会使用班车进行物资运输..
交通补贴包装方面,各部门可以付出比实际支出员工工作人员差旅费按照上量的限制报销,但有假现场情况存在更多的交通补贴,龙头企业每月开支在运输成本较高。
  3.档案管理制度
  (1)制度方面
在公司现行的行政管理体制中,档案管理的内容处于空白状态。可见,公司档案系统也存在相当大的空缺,导致在实际工作中,行政部门所涉及的各种应保存的文件,没有专人进行分类管理,管理部门没有相应的账表记录档案明细。
(2)实际管理
需要向行政机关备案的文件主要是由特区总统签署的各种文件,包括各部门签发的正式文件、工作联系函、各部门的工作指示等。在无纸化办公逐步推广的情况下,目前纸质版本的企业纸质版本和网上审批流程不受分类管理,而纸质版本的纸质版本在最初几年的各种审批流程中处于混乱、不同年份和不同的时间,文件的类别和部分文件是副本,有些文件是原始的,无法区分文件是否仍然有用。同时,由于没有明确的文件管理方法和专职或兼职管理人员对文件进行分类和归档,因此文件丢失。
  4.费用管控制度
为了加强公司的费用预算管理,确保实现业务战略和业务开发预算目标,完善内部控制体系,标准成本预算管理,预算单位提高经营管理水平,有效合理的控制成本,杜绝铺张浪费和等现象时有发生,企业费用控制是非常重要的。
(1)差旅费控制
  ①制度方面
旅行和酒店住宿申请包括以下两个步骤。 一是填写旅游申请表和酒店住宿申请表,然后再填写申请表中的个人信息、旅游详情、旅游方式和信息。 其次,在网上申请过程中,申请人需要至少提前两天在公司内部系统中启动旅行和酒店申请过程,并将旅行和酒店住宿申请表(电子表格)、会议卡或工作联系人名单以及其他相关旅行信息添加到批准附件中。
总参谋部的旅行和旅馆住宿的申请程序如下:申请人第一办公室主任和办公室第一负责人;第一任主管部门负责人的旅费和旅馆住宿申请程序如下:申请人办公室主任和院长或获授权人。
根据系统要求,在启动流程时,应同时向机票预订专员(办公室)发送一份复印件预订机票和酒店。如遇紧急情况不能提前启动申请流程,普通员工申请须经部门第一负责人短信批准,部门第一负责人的申请须经区域总裁或授权人短信批准后,方可预订机票和酒店,并在出差返回后3日内补办。如3日内未及时补办手续,机票费和酒店费由个人负责。
企业的行政管理制度,按照市级和职工等级,设置各级职工出差旅行住宿、餐饮费用,以便对出差费用进行规范化管理。 级别分为四类: a、 b、 c 和 d。 商务旅行的城市有香港、澳门、台湾、特殊城市(北京、上海、广州、深圳)、省会城市等。 限额时间表如下:
表1. 住宿费用限额细目
类别:香港、澳门、台湾等特殊城市、省会城市、其他城市
  A类实报实销
  B类实报实销
丙级≤800元/晚/间≤600元/晚/间≤500元/晚/间≤400元/晚/间
D类600元/晚/房500元/夜/房400元/夜/房300元/夜/房
表2详情餐厅开支上限
类别:香港、澳门、台湾等特殊城市、省会城市、其他城市
  A类实报实销
  B类实报实销
C 类≤180 / 田≤120 / 田≤105 / 田≤105
D班150元/天月105元/天成90元/天元90元/天
  ②实际管理情况
当从外省员工出差,旅行的过程将提前启动,除了房间与您通过公司的行政主管部门专员预订特定的酒店通过机票预订专员,酒店住宿费用订票,其他酒店订了员工对自己,的旅行行程结束后,提供了住宿列表和发票,用于根据对应于容纳标准的相应的秩报销,比的住宿限制发票金额的实际消耗量的量偿还标准降低,比更高住宿标准只能限制的报销上限金额的最高限额,超出部分员工自己的。
员工在省内出差时,特别是省内其他市县员工在公司所在地参加培训、会议等事宜时,部分出差申请的网上申请流程不及时,但行政部门的行政专员必须为他们预订旅馆。出差结束后,他们中的一些人还没有重新发布申请流程。因此,当行政部与签约酒店对帐时,如果找不到在线旅行申请流程的员工住宿记录,行政专员需要联系旅行申请人再次所在部门或项目的综合文员核实旅行情况,增加了行政部门的工作量,降低了行政效率。
(二)控制办公室开支
  ①制度方面
  办公费用包括办公用品采购费用、快递物流运输费用等。办公用品的范围包括各类文具,如签字笔、纸张、笔记本、便利贴、铅笔、回形针等,电子用品,如计算器、电脑配件等。
  ②实际管理情况
通过定期的部门或由专人不定期统一采购,基于消费用品办公用品。电子电器问题,修复后修复前仍不能取代正常使用。为员工交付成本,因为当公众发来的快递,快递月份期间预约单和发票,报销。
实际办公费用还包括物业费、水电费、办公楼租赁费、花草养护费、办公环境深度清洁费(即专业公司为维护办公环境进行病虫害防治、灭鼠等工作所需的费用),但它们不包括在系统中。
(二)总结 d 公司现行行政管理体制存在的问题
1、缺乏系统固定资产管理系统。
由于企业缺乏系统固定资产管理系统中,从而导致企业的商务办公区主管部门,市,县没有明确的知识固定资产每个项目下的行政主管部门,反过来,可能会导致闲置的固定资产,有相当一部分等问题。此外,还有可能是没有折旧贬值,导致其实际资产的评估不准确,带来严重的经济损失。
2。限购车辆有缺陷,增加了行政开支
地区总经理和项目总经理将以低于配额的价格购买私人车辆,但车辆使用效率并不总是很高。 在行政费用总额有限的情况下,车辆行政费用的增加将不可避免地导致行政部门的其他费用减少或不足,影响到企业的业务,不利于资源的有效整合。
3.没有明确的文件管理系统
  企业档案是考察企业管理工作的依据之一,档案中记录了企业在过去的日子中进行了何种活动、作出何种决策等事项,从中可以总结归纳出有用的企业管理经验。对于企业更换高层管理人员时,新上任的高层管理人员也能通过企业档案了解企业发展历程,对企业更加熟悉,有利于日后进行完善工作制度、改革和创新企业运营方式等活动。
四。办公费用限制不足,成本高
旅游方面,网上预订一般折扣较大,通过一些酒店预订网站预订机票往往可以获得更优惠的价格。 除了香港、澳门和台湾之外,特殊城市(如北京、上海、广州、深圳)、省会城市和其他城市的酒店预订费用除了特殊时期之外没有太大的差别。 因此,住宿费用在旅行费用中的标准设置偏高。
办公费用,办公用品的消耗很大,但在实际工作中,很多时候不是中性笔芯跑出,橡皮擦使用等,但员工未能妥善保管办公用品,造成了大量消费造成办公用品的损失。一些员工可以使用快递成本,领导不可能审核每个邮政单据的Fluke心理,如伪造快递订单、发送个人物品等,造成过多的快递费用。在纸张印刷中,一些部门可以直接打印太多的文档,单面打印,造成纸张和打印墨水的严重浪费,从而导致管理成本的增加。
四,d组织行政系统优化技巧
(一)固定资产管理
  1.实际管理方面
与电子信息公司合作,购买或设计固定资产管理软件,在进行固定资产盘点时,将固定资产的购买时间、价格、型号、照片、用户部门、部门主管等信息记录在固定资产上的二维码或条形码固定在固定资产上,该软件可以维护固定资产的信息,满足信息出口、信息统计等要求。
  2.制度修改优化
在制度上,要明确管理人员在固定资产管理中的工作内容和职责。此外,要明确固定资产管理内部监督控制机制可以通过内部监督提高固定资产管理的工作效率,提高固定资产管理人员的管理意识,通过定期或不定期的计提,确保固定资产管理与会计相符。所有记录都很清楚。
(2)车辆管理
随着互联网产业的快速发展,传统的流量运营模式发生了巨大的变化。滴滴打车后,深州市专用车、深州市租车等互联网汽车服务在日常生活中得到了广泛的应用,由于其价格适中、操作简单,人们出行变得更加方便。在北京、广州等经济较发达的地方,通过这种软件打车比在街上直接找到出租车更快,而且能节省人们洗车、加油、汽车维修、保险等环节,节省时间和精力。
因此,有可能尽可能减少购买的汽车数量,将汽车分配从前地区主席和项目的第一负责人改为仅由地区主席负责,并取消其他级别和其他部门的汽车分配,各级工作人员将继续领取交通补贴,补贴那些通过内部拍卖或在二级市场上转售而不购买公共汽车的人。 如果将社会用车租赁短期使用的方法写入系统,我们可以与当地的汽车租赁公司合作,获得相对优惠的汽车租赁价格,降低管理成本。
(三)档案管理
在文件管理,现在主要是用于文件存储混乱的问题,没有高低贵贱按照一定的类别,无法提供档案管理部门负责人,员工需要一些文件及时的信息。
为规范档案管理工作,使之更有组织性,便于工作,可设置档案管理专职或兼职人员,主要负责按日期、类别对档案进行分类。原始文件应放在特定的箱、柜中。根据文件数量,按月份或季度装订,封面注明日期范围、类别和档案编码,各类文件也要编号,用电子表格分类录入文件信息,包括但不限于文件日期发放、文件名称、文件编号和档案编号。当需要文档时,可以通过电子表格找到信息,然后在存储文档的文件柜中取出相应的文档,使用后放回原处。
对于文件数量大、资金充足的大公司,可以购买档案管理软件,其功能主要是存储文件的各种信息,即文件签发日期、文件名称、文件号码等。 同时,可以存储文件的扫描,这样在没有原始文件的情况下,只需查看文件的内容,节省查找文件的时间。 此外,该软件应该能够实现通过关键词、类别等信息进行文件检索的功能。
(四)成本控制
当旅行政权,可能是出差下来内地各省和住宿费用限额合适的位置,员工去项目现场出差,住宿安排员工宿舍,吃在员工食堂,没有旅行津贴。运输费用可以与当地航空公司制定的合同价格,在预订时,预订网站和合同价格比后一方采取价低预订以节省差旅费用花来建立。
在办公费用方面,要求每间办公室设置一个公共物品区。对于每人不需要的剪刀、订书机等办公用品,应放置在公共物品区,只能在范围内使用,避免因个人疏忽造成办公用品丢失,控制办公用品支出。快递费用方面,快递单报销时,应与财务部门沟通,优化财务报销制度。快递费用报销时,应填写快递单号、发送单位、收入单位,并随机检查单号中是否有真实的物流信息。我们提倡无纸化办公,并在系统中尽可能明确哪些文件采用电子版进行电子归档。一方面可以节省办公区的文件存储空间,另一方面可以节省纸张,降低办公成本。
此外,每个部门和项目都应向行政部门提交本年度的成本报表(或第二年年底的成本报表),由行政部门进行预算审查。条件验证后,对预算进行调整并批准给各部门。部门在年底时,预算可以全部使用,或者剩余不大,绩效考核得分较高,预算盈余或预算过多,应在绩效考核中扣除,督促各部门做出合理的预算,合理使用资金。在部门的成本和预算的情况下,由行政主管部门根据实际情况进行预算调整,并分配给部门。
  五、总结
综上所述,尽管是大企业的一个比较完整的体系,在实际管理,无论是制度或案件的实际管理存在一定的缺陷,需要不断地发现问题,完善制度,然后规范操作。
固定资产管理系统,车辆管理系统,档案管理系统的一些建议,控制系统的成本,提出了一项关于该系统的实际运行相应的规范:在一些地方仍然很大的提升空间,通过大企业的管理系统。通过这些改进,公司的优化的管理系统,而且还提供了一些方向,以优化他们的企业管理系统,用于其他类型的企业和职权的规模,希望能降低公司的管理成本的有效开展和管理中发挥作用。
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